Bước 1: Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn để thực hiện số hóa
Việc lựa chọn này là cần thiết, vì không có một cơ quan, tổ chức nào lại có thể số hóa một lần cả kho lưu trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ mà các dịch vụ scan tài liệu ngoài sẽ thay đổi theo. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu
Công việc bao gồm:
– Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu.
– Phân loại TL, tách riêng những TL rách, hư hỏng, nếu việc số hóa áp dụng cho các hồ sơ lưu trữ và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Nếu việc số hóa các tư liệu lưu trữ dạng đóng quyển, thì có thể áp dụng công nghệ mới tiến bộ hơn như Bookscan cho việc số hóa tài liệu lưu trữ.
Bước 3: Thiết lập hệ thống
Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).
Đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn). Tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.
Bước 4: Kiểm tra tài liệu
Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa và làm lại những ảnh không đạt yêu cầu.
Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ
Công việc bao gồm bàn giao tài liệu số hóa và bàn giao tài liệu gốc. Nếu tài liệu số hóa là tài liệu lưu trữ của một Lưu trữ lịch sử thì với những văn bản không đóng quyển trong một hồ sơ. Việc bàn giao phải được kiểm tra chặt chẽ từng trang tài liệu. Để bảo đảm đầy đủ như tài liệu ban đầu đã nhận ở bước 1.
